e-Fatura mı e-Arşiv mi? Online satışta fatura türü

Online satışta fatura iki soruya bağlıdır: faturayı kime kesiyorsunuz ve siz hangi uygulamada yer alıyorsunuz? Cevaplar, e-Fatura mı e-Arşiv mi düzenleyeceğinizi, hatta faturayı kâğıtta kesmenin hâlâ mümkün olup olmadığını belirler. Kural sık değiştiği için burada karar vermenize yardım edecek çerçeveyi veriyor, ayrıntıyı mali müşavirinizle kesinleştirmenizi öneriyoruz.

e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark

Tebliğe göre alıcının durumu, düzenlenecek fatura türünü belirler: e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılara düzenlenen faturalar e-Fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükellefleri ile vergi mükellefi olmayanlara (yani nihai tüketiciye) düzenlenen faturalar e-Arşiv Fatura olarak düzenlenir. Satıcı ve alıcının ikisi de e-Fatura kullanıcısıysa aralarındaki tüm faturaların e-Fatura olması gerekir.

	e-Fatura	e-Arşiv Fatura
Kime düzenlenir?	e-Fatura sistemine kayıtlı alıcıya	Kayıtlı olmayan vergi mükellefine ve bireysel müşteriye
Tipik online satış örneği	E-Fatura kullanıcısı bir şirkete satış	Bireysel müşteriye satış
İletim	Merkezi platform üzerinden satıcıdan alıcıya	Elektronik ortamda oluşturulur; internet satışlarında elektronik ortamda müşteriye iletilir

Sıradan bir e-ticaret mağazasında siparişlerin çoğu bireysel müşteriye gittiği için e-Arşiv ağırlıktadır; şirketlere satış yapıyorsanız alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığına bakmanız gerekir. Sepetya ile bağlanan entegratör modülü bunu sizin yerinize sorgular: alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura serisiyle e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenler.

Sizin için zorunlu mu?

• Kendi internet sitesinde satış yapanlar: Tebliğ, kendilerine veya aracı hizmet sağlayıcılarına ait internet sitelerinde ya da diğer elektronik ortamlarda mal ve hizmet satanlardan 2022 ve sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 500 bin TL ve üzeri olanların e-Fatura uygulamasına dahil olmasını ve e-Arşiv Faturaya geçmesini zorunlu kılar. Eşiği aşılan hesap döneminin ardından gelen yedinci ayın başına kadar başvuru ve fiili geçiş tamamlanır. Bu tutar Maliye tarafından değiştirilebilir; güncel değeri GİB duyurularından doğrulayın.
• Diğer mükellefler: e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin faturaları da 1 Ocak 2026'dan itibaren (ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için 1 Ocak 2027'den itibaren), tutarına bakılmaksızın ve Tebliğin saydığı istisnai haller dışında e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmelidir. Pratikte kâğıt fatura dönemi kapanıyor.
• Yaptırım: Zorunluluk getirildiği hâlde süresinde geçmeyen ya da e-Fatura veya e-Arşiv olarak düzenlenmesi gereken faturayı düzenlemeyen (kâğıt fatura düzenleyenler dahil) mükellefler hakkında Vergi Usul Kanunu'ndaki cezai hükümler uygulanır.

Hangi gruba girdiğiniz, mükellefiyet türünüze ve cironuza göre değişir. Bu kararı mali müşavirinizle verin; Gelir İdaresi, geçiş takvimini e-Belge sitesinde yayımlar.

Fatura nasıl düzenlenir?

e-Arşiv Fatura, Başkanlıkça sunulan e-Belge düzenleme portali üzerinden ya da Başkanlıktan izin alan özel entegratör kuruluşların sistemleri aracılığıyla düzenlenir. GİB, özel entegratörlüğün bilgi işlem altyapısı yeterli olmayan mükelleflerin de uygulamadan kolayca yararlanması için getirildiğini belirtir. Siparişlerden otomatik fatura kesmek istiyorsanız bir entegratör kullanmak, her siparişi portala elle girmekten çok daha pratiktir. İzinli entegratörlerin listesi GİB'in e-Belge sitesinde yayımlanır.

Sepetya bu işi sizin kendi hesabınızla yürütür: faturayı siz düzenleyen taraf olarak kalırsınız, entegratör yalnızca aracıdır. Hazır entegrasyon Nilvera e-Fatura / e-Arşiv eklentisidir:

• Bağlantı: Kendi Nilvera hesabınızın API anahtarını Eklentiler sayfasından girersiniz; anahtar şifreli saklanır. Test ve canlı ortam ayrıdır; test ortamında düzenlenen belgeler GİB'e gönderilmez, canlıya geçmeden önce deneyin.
• Seriler ve senaryo: 3 karakterli e-Arşiv ve e-Fatura serilerini ve e-Fatura senaryosunu (temel ya da ticari fatura) eklenti ayarlarında seçersiniz.
• Ne zaman düzenlensin? Ayarlar › e-Fatura sayfasında "Elle", "Ödeme alınınca" ya da "Sipariş kargolanınca" seçeneklerinden birini seçersiniz. Elle seçerseniz faturayı sipariş sayfasındaki "e-Fatura düzenle" düğmesiyle kesersiniz.
• Müşteriye gönderim: "Faturayı müşteriye e-postayla gönder" açıksa fatura düzenlenince müşteriye indirme bağlantısı gider. Fatura numarası ve PDF siparişe eklenir.
• İptal: Nilvera eklentisinde e-Arşiv faturalar iptal edilebilir. e-Fatura için iade ve düzeltme işlemlerini mali müşavirinizle yürütün.

Panelin kendi notu da şöyledir: e-Fatura ve e-Arşiv zorunluluğu, belge içeriği ve iptal koşulları mevzuata ve işletmenizin durumuna göre değişir; ayarlarınızı mali müşavirinizle doğrulayın, bu ekran hukuki uygunluk garantisi vermez.

İnternet satışı faturasında bulunması gerekenler

Tebliğ, e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olup internet üzerinden satış yapanların faturayı elektronik ortamda iletmesini ister ve internet satışlarına ait e-Arşiv Faturada şu bilgilerin bulunmasını zorunlu kılar; faturada ayrıca "Bu satış internet üzerinden yapılmıştır." ifadesi yer almalıdır:

1. Satış işleminin yapıldığı web adresi.
2. Ödeme şekli.
3. Ödeme tarihi.
4. Mal satışlarında gönderiyi taşıyanın adı soyadı ya da unvanı ve vergi kimlik veya T.C. kimlik numarası.
5. Satışa konu malın gönderildiği veya hizmetin ifa edildiği tarih.
6. İade bölümünde malı iade edenin adı soyadı, adresi, imzası, iade edilen mala ilişkin cins, miktar, birim fiyat ve tutarı.

Sepetya e-Arşiv faturalarını internet satışı olarak işaretler ve mağazanızın web adresini, ödeme şeklini ve tarihini, taşıyıcının adını ve gönderim tarihini siparişten alır. Taşıyıcı ve gönderim tarihi ancak sipariş kargolandıktan sonra bilindiği için bu bilgilerin faturada yer almasını istiyorsanız "Sipariş kargolanınca" seçeneğini kullanın; panel de bu seçenekte kargo bilgisinin faturaya yazıldığını belirtir. Taşıyıcının vergi kimlik numarası ise siparişte tutulmadığı için faturaya Sepetya tarafından aktarılmaz; bu bilginin faturada nasıl yer alacağını entegratörünüz ve mali müşavirinizle netleştirin. Müşteri, elektronik olarak kendisine iletilen faturanın iade bölümünü doldurup imzalayarak malla birlikte geri gönderebilir; bu belge, Tebliğe göre satıcı tarafından düzenlenen gider pusulası yerine geçer.

Sipariş sırasında fatura bilgisi toplamak

Doğru fatura için doğru bilgi gerekir. Ödeme sayfasının "Fatura bilgileri" adımında müşteri bireysel ya da kurumsal fatura seçer. Ödeme Ayarları › Ödeme sayfası bölümünde telefon, T.C. kimlik numarası, posta kodu ve kurumsal fatura (vergi numarası) alanlarını gizli, isteğe bağlı ya da zorunlu yapabilirsiniz. Bazı ödeme sağlayıcıları ve e-fatura entegrasyonları kimlik numarası ister; böyle bir ihtiyacınız yoksa alanı gereksiz yere zorunlu yapmayın, çünkü her ek alan hem sipariş terkini hem de kişisel veri yükümlülüğünüzü artırır. Şirketlere satış yapıyorsanız kurumsal fatura alanını açık tutun ki alıcı e-Fatura kullanıcısıysa doğru belge düzenlensin.

Entegratör seçerken bakılacaklar

• GİB'in izinli özel entegratörler listesinde yer alıyor mu?
• Hem e-Fatura hem e-Arşiv düzenleyebiliyor mu?
• Siparişlerden otomatik fatura için bir API ya da hazır entegrasyon sunuyor mu?
• Test ortamı var mı?
• İptal, iade ve düzeltme işlemlerini nasıl yönetiyor?
• Fatura saklama ve muhasebe programına aktarım seçenekleri neler?
• Destek kanalları ve hizmet koşulları, ihtiyacınızla uyumlu mu?

Sık yapılan hatalar

1. Test ortamında kalmak. Test belgeleri GİB'e gitmez; canlı ortama geçtiğinizi kontrol edin.
2. Kargo bilgisi olmadan fatura kesmek. İnternet satışı faturasında taşıyıcı ve gönderim tarihi bulunmalıdır; kargolanınca düzenleme bunu çözer.
3. Faturayı müşteriye iletmemek. İnternet satışlarında e-Arşiv Fatura elektronik ortamda iletilmelidir.
4. Eşiği takip etmemek. Brüt satış hasılatı eşiğini aştığınız yılın ardından gelen yedinci ayın başına kadar geçiş yapmanız gerekir.
5. Kâğıt faturada ısrar etmek. Tebliğe göre e-Arşiv'e dahil olmayan mükelleflerin faturaları da tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenlenmelidir; geçiş tarihlerinizi mali müşavirinizle kontrol edin.

Kontrol listesi

• Mükellefiyet türüm ve cirom için e-Fatura ve e-Arşiv geçiş durumumu mali müşavirimle doğruladım.
• Bir entegratör hesabım var ve Sepetya ile bağlı; eklenti ayarlarında canlı ortamı seçtim.
• e-Arşiv ve e-Fatura serilerim tanımlı.
• Test siparişiyle bir fatura düzenleyip PDF'ini ve müşteriye giden e-postayı kontrol ettim.
• Fatura zamanını (elle, ödeme alınınca ya da kargolanınca) iş akışıma göre seçtim.
• İnternet satışı faturasında web adresi, ödeme şekli ve tarihi, taşıyıcı bilgisi ve gönderim tarihi görünüyor.
• Faturalar müşteriye elektronik ortamda iletiliyor.
• Sevkiyatta gerekli belgenin (irsaliye ya da fatura çıktısı) nasıl sağlandığını netleştirdim.
• İptal ve iade faturası sürecimi biliyorum.

Sonraki adım

Satışa başlamadan önce hazırlanacak vergi kaydı ve diğer belgeler için gerekli bilgi ve belgeler rehberine, iade sürecinde faturanın rolü için cayma hakkı rehberine bakabilirsiniz.

Fatura akışını Sepetya ile denemek isterseniz hesabınızı oluşturun; entegratörünüzün test ortamıyla bir siparişten fatura çıkarmayı deneyebilirsiniz.

Bu yazı hukuki/mali danışmanlık değildir.