Online satışa başlamadan önce hazırlanacak bilgi ve belgeler

Online satışa hazırlanırken çoğu kişi önce tema ve ürün fotoğrafıyla uğraşır; belgeler ise en son, ödeme sağlayıcısı başvurusu geri çevrildiğinde akla gelir. Oysa sipariş alabilmeniz için gereken bilgilerin büyük kısmı bir hafta içinde toplanabilir ve bazıları (ödeme sağlayıcısı onayı gibi) beklemeye dayalıdır. Önce onları başlatmak, mağazayı kurarken zaman kazandırır.

Aşağıda bilgileri üç gruba ayırdık: işletme ve para alma tarafı, müşteriye karşı yükümlülükler, günlük operasyon. Her başlıkta hangi belgeye neden ihtiyaç olduğunu da yazdık; böylece "kimse istemedi" diye bir şeyi atlamazsınız.

1. İşletme türünüz ve vergi kaydınız

Online satış da bir ticari faaliyettir ve bir vergi mükellefiyetiyle yürür. Şahıs işletmesi, esnaf olarak çalışmak ya da şirket (limited, anonim) kurmak arasındaki fark; vergi yükünü, sorumluluğu ve ödeme sağlayıcılarının kabul koşullarını etkiler. Bu karar için mali müşavirinizle konuşun; Sepetya bu kararı sizin yerinize vermez, yalnızca seçtiğiniz türe göre doğru alanları ister.

Genellikle şunları hazırlamanız gerekir: vergi levhası, vergi kimlik numarası ve vergi dairesi; şirketseniz ticaret unvanı, ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri ve 16 haneli MERSİS numarası; şahıs işletmesiyseniz T.C. kimlik numarası. Sepetya kurulum sihirbazının "Satıcı bilgileri" adımı bu alanları bireysel ve kurumsal satıcı için ayrı ayrı sorar.

İşletme türünün pratik bir sonucu da ödeme sağlayıcılarının kabul koşullarıdır. Örneğin iyzico'nun yardım merkezi, şahıs şirketi bilgi ve belgeleriyle hizmetlerden yararlanılabildiğini, sanal POS için ise şirket sahibi olunması gerektiğini; yalnızca "link ile ödeme alma" için şirket şartı aranmadığını belirtiyor. Yani tür seçimi yalnızca vergiyi değil, hangi ödeme yöntemlerine erişeceğinizi de etkileyebilir. Başvurmayı düşündüğünüz sağlayıcının koşullarını türünüzü netleştirmeden önce okuyun.

2. Banka hesabı ve ödeme sağlayıcısı başvurusu

Kart ödemesi almak için bir ödeme sağlayıcısıyla (iyzico, PayTR, Stripe) sözleşme yaparsınız ve ödemeler doğrudan bu hesaba, oradan banka hesabınıza geçer. Başvuru bir onay sürecinden geçtiği için en erken başlatmanız gereken iştir.

Sağlayıcılar benzer belgeler ister. Örneğin iyzico'nun yardım merkezi imza sirküleri, vergi levhası ve şirket ortaklarının kimlik fotokopilerini sayıyor; ayrıca IBAN'ınızın başvuru sırasında doğrulandığını belirtiyor. Aynı sayfada iki kritik ayrıntı daha var: vergi levhasındaki ad ile ödemelerin aktarılacağı hesabın adı uyuşmalı (uyuşmazsa ödemeler askıda kalabilir) ve sitenizde gizlilik ile mesafeli satış sözleşmesi gibi metinlerin bulunması bekleniyor. Gıda gibi bazı sektörlerde ek belge de istenebiliyor. Başka sağlayıcılarda da benzer bir liste çıkması normaldir.

3. Müşteriye göstermeniz gereken kimlik ve iletişim bilgileri

E-ticaret mevzuatı, kendi sitesinde satış yapan işletmenin ana sayfada "iletişim" başlığı altında belirli bilgileri vermesini ister: tacirler için ticaret unvanı, MERSİS numarası ve merkez adresi; esnaf için ad soyad, vergi kimlik numarası ve merkez adresi; ayrıca KEP adresi, e-posta, telefon ve varsa işletme adı ile tescilli marka, bağlı olunan meslek odası. Sepetya bu bilgileri vitrinin alt bilgisinde gösterir; ayrıntı için satıcı bilgileri ve ETBİS rehberine bakın.

4. ETBİS kaydı

Kendi elektronik ticaret ortamında satış yapan hizmet sağlayıcıların faaliyete başlamadan önce Ticaret Bakanlığı'nın Elektronik Ticaret Bilgi Sistemi'ne (ETBİS) kayıt olması gerekir. Kayıt için tacirlerde MERSİS ve vergi kimlik numarası, esnaf ve sanatkârlarda T.C. kimlik ve vergi kimlik numarası ile alan adınız istenir; işlemler e-Devlet üzerinden yapılır. Kayıttan sonra 30 gün içinde ödeme yöntemleriniz, ürün türleriniz, kargo ve e-ticaret altyapı sağlayıcılarınız gibi bilgileri de bildirirsiniz.

5. Sözleşme ve politika metinleri

Müşterinin sipariş vermeden önce görmesi gereken ön bilgilendirme formu ile mesafeli satış sözleşmesi, KVKK aydınlatma metni, gizlilik ve çerez politikası, iade ve teslimat koşulları baştan hazır olmalıdır. Sepetya bunları taslak şablon olarak verir; şablon hukuki görüş değildir ve işletmenize göre düzenlenip bir hukuk danışmanına gösterilmelidir. İlgili rehberler: mesafeli satış sözleşmesi, KVKK aydınlatma metni, iade politikası.

Yazarken bilmeniz gereken bir güncelleme: 1 Ocak 2026'dan itibaren ön bilgilendirmede, iade için hangi taşıyıcıyı (kargo firmasını) öngördüğünüzü de belirtmeniz gerekiyor. Bu yüzden iade kargosu için hangi firmayla çalışacağınızı belgeleri yazmadan önce netleştirin.

6. Fatura düzeni

İnternet üzerinden satış yapan mükellefler için e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamasına geçiş kuralları Gelir İdaresi Başkanlığı'nın VUK Genel Tebliği (Sıra No: 509) ile belirlenir ve eşikler zaman zaman değişir. Faturayı hangi yolla keseceğinizi (GİB portalı ya da özel entegratör) başlamadan mali müşavirinizle kararlaştırın. Ayrıntılar için e-Fatura ve e-Arşiv rehberine bakabilirsiniz.

7. Ticari ileti ve kişisel veri yükümlülükleri

SMS ya da e-posta kampanyası göndermeyi planlıyorsanız, ticari elektronik ileti gönderecek işletmelerin İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kaydolması gerekir; izinsiz ticari ileti gönderilemez. Kişisel veri işleyen herkes için ise Veri Sorumluları Siciline (VERBİS) kayıt zorunluluğu olup olmadığını, Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun belirlediği istisna ölçütlerine göre kontrol etmeniz gerekir. İki konuda da ayrıntı için İYS rehberine bakın.

8. Günlük operasyon için hazırlanacaklar

Belgelerin dışında sipariş geldiği gün lazım olacak şeyler de vardır: iade adresiniz, çalıştığınız kargo firmasıyla anlaşma, paketleme malzemesi, ürün başına barkod (GTIN) ve maliyet bilgisi, ürün fotoğrafları ve fiyat listeniz. Bunları bir tabloda toplamak, ürünleri CSV ile toplu yüklemeyi de kolaylaştırır.

Ürün grubunuza göre ek izinler

Her ürün grubu aynı belgelerle satılmaz. Gıda, kozmetik, takviye edici gıda, oyuncak ve elektronik gibi düzenlemeye tabi ürünler satıyorsanız, ilgili kurumun izin, kayıt ya da bildirim şartlarını ayrıca kontrol etmelisiniz. Sağlayıcılar da bunu kendi tarafında sorabilir: iyzico, web sitesinden gıda satışı yapılacaksa vergi levhasındaki unvan adına Tarım ve Orman Bakanlığı işletme kayıt belgesi istediğini belirtiyor. Ürün grubunuz için gereken belgeleri satışa başlamadan önce ilgili kurumdan ya da sektör derneğinden teyit edin.

Hangi sırayla ilerlemeli?

Bekleme gerektiren işleri öne almak, toplam süreyi kısaltır. Önerdiğimiz sıra şöyle:

1. Hemen: İşletme türü ve vergi kaydı kararı; banka hesabı. Bunlar olmadan diğer her şey askıda kalır.
2. Aynı hafta: Ödeme sağlayıcısı başvurusu. Onay sürecini başlatın, sonra mağazayı kurarken beklersiniz.
3. Mağaza kurulurken: Satıcı bilgileri, yasal metinler, iade ve kargo kararları, ürünler.
4. Satışa başlamadan önce: ETBİS kaydı (faaliyete başlamadan önce yapılması gerekir) ve SMS ya da e-posta kampanyası yapacaksanız İYS kaydı.
5. Satışa başladıktan sonra: ETBİS bildirimlerinin 30 gün içinde tamamlanması ve bilgileriniz değiştikçe güncellenmesi.

En sık yapılan hatalar

Başvuruların en sık takıldığı yerler genellikle benzerdir. Vergi levhasındaki unvanla IBAN sahibinin adı farklı olabilir; sitede henüz sözleşme ve iade sayfaları bulunmadığı için başvuru ilerlemez; ETBİS kaydı satış başladıktan sonra akla gelir; iletişim bilgileri (telefon, e-posta, KEP) vitrinde eksik kalır. Bunların hepsi, başvurudan önce on dakikalık bir kontrolle önlenebilir.

Özet tablo

Bilgi / belge	Ne için gerekir?	Kimden alınır?
Vergi levhası, VKN	Satıcı bilgileri, sağlayıcı başvurusu, fatura	Vergi dairesi, GİB
Ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri	Şirketler için sağlayıcı başvurusu	Ticaret sicili, noter
MERSİS numarası	Satıcı bilgileri, ETBİS, ticari ileti	MERSİS (şirketler)
IBAN ve hesap belgesi	Ödemelerin aktarımı	Bankanız
KEP adresi	İletişim bilgileri, ETBİS bildirimi	KEP hizmet sağlayıcıları
ETBİS kaydı	E-ticaret faaliyeti bildirimi	Ticaret Bakanlığı, e-Devlet
Yasal metinler	Sipariş öncesi bilgilendirme, KVKK	Şablon + hukuk danışmanı
İYS üyeliği	SMS ve e-posta kampanyaları	İYS

Başvurulara başlamadan önce elinizde olsun

• İşletme türüme mali müşavirimle karar verdim.
• Vergi levham, VKN'm ve gerekiyorsa MERSİS numaram hazır.
• Şirketsem ticaret sicil gazetem ve imza sirkülerim güncel.
• Ödemelerin aktarılacağı IBAN, vergi levhasındaki unvanla aynı adı taşıyor.
• Seçtiğim sağlayıcının başvuru ekranındaki güncel belge listesini okudum.
• ETBİS kaydım için e-Devlet erişimim ve alan adım hazır.
• İade adresim, iade için çalışacağım kargo firması ve iade koşullarım belli.
• Yasal metin şablonlarını işime göre düzenleyip bir hukuk danışmanına göstereceğim.
• Fatura düzeninin (e-Arşiv/e-Fatura) nasıl olacağını mali müşavirime sordum.

Sık sorulan sorular

Önce şahıs işletmesi olarak başlayıp sonra şirkete geçebilir miyim?

Geçebilirsiniz; ancak bu bir vergi ve ticaret sicili işlemidir, zamanlamasını mali müşavirinizle planlayın. Sepetya panelinde satıcı bilgilerinizi sonradan güncelleyebilirsiniz. Ödeme sağlayıcısında ise yeni işletme bilgileriyle yeniden başvuru gerekebilir; bunu sağlayıcınıza önceden sorun.

Yurt dışına satış yapacaksam ek olarak ne gerekir?

Gümrük ve ihracat belgeleri ayrı bir uzmanlık alanıdır ve Sepetya bu işlemleri yönetmez. Ürünlerde gümrük için GTİP kodu girebilir, çok dilli ve çok para birimli satış ayarlarını kullanabilirsiniz; ama ihracat işlemlerinin kendisini lojistik firmanız ve mali müşavirinizle yürütmeniz gerekir.

Belgelerimi Sepetya panelinde yüklemem gerekir mi?

Genel olarak hayır: kart sağlayıcısı belgelerini kendi başvuru ekranına yüklersiniz. Platform yönetimi işletme doğrulamasını (KYB) zorunlu tutmuşsa, Ayarlar altındaki işletme doğrulama bölümünden istenen belgeleri ayrıca yüklersiniz.

Belgeleriniz hazır olduğunda kurulum sırası için 10 adımlık kurulum rehberine dönebilirsiniz. Sepetya ile mağazanızı deneme süresi boyunca ücretsiz kurup sağlayıcı başvurunuzu beklerken havale/EFT ile hazırlık yapabilirsiniz; kayıt sırasında kart bilgisi istenmez.

Bu yazı hukuki/mali danışmanlık değildir.