İYS nedir? Ticari ileti izinleri nasıl yönetilir?

Yeni sezon kampanyasını müşterilerinize SMS ile duyurmadan önce sorulacak ilk soru, bunu yapmaya iznin olup olmadığıdır. Alışveriş yapmış olmak bu izin anlamına gelmez; ticari amaçlı bir SMS, e-posta ya da arama için müşterinin önceden onayı gerekir ve bu onayın kaydı İYS'de tutulur.

Bu yazıda İYS'nin ne olduğunu, hangi iletilerin izin gerektirdiğini, onayın nasıl alınacağını, her iletide neyin bulunması gerektiğini ve Sepetya panelinde izinlerin nasıl yönetildiğini anlatıyoruz.

İYS nedir?

Yönetmelikte İYS (ticari elektronik ileti yönetim sistemi), ticari elektronik ileti onayı alınmasına, reddetme hakkının kullanılmasına ve şikâyet süreçlerinin yönetilmesine imkân tanıyan sistem olarak tanımlanır. Ticari elektronik ileti ise telefon, çağrı merkezi, otomatik arama, elektronik posta ve kısa mesaj gibi araçlarla ticari amaçla gönderilen veri, ses ve görüntü içerikli iletilerdir.

Kurallar üç noktada toplanır (Yönetmelik m.5):

• Mal ve hizmetlerini tanıtmak, pazarlamak ya da işletmesini tanıtmak amacıyla alıcılara ileti göndermek isteyen, bunun için kendisi ya da İYS üzerinden önceden onay alır. Onay, reddetme hakkı kullanılıncaya kadar geçerlidir.
• Ticari elektronik ileti göndermek isteyen gerçek ve tüzel kişiler İYS'ye kaydolur.
• İYS üzerinde onayı bulunmayan alıcılara ticari elektronik ileti gönderilemez.

İYS'ye kaydolan her hizmet sağlayıcıya ve markaya ayrı ayrı bir İYS numarası atanır. İYS kaydı ve süreç adımları için İYS'nin resmî sayfalarına bakın.

Hangi iletiler izin ister?

İleti türü	Örnek	İzin gerekir mi?
Tanıtım, pazarlama, kampanya	Yeni sezon SMS'i, indirim e-postası, bülten	Evet; önceden onay (6563 sayılı Kanun m.6; Yönetmelik m.5)
İşlemsel bildirim	Sipariş onayı, kargo bildirimi, tahsilat, borç hatırlatma, bilgi güncelleme	Hayır; ancak bu iletilerde mal ya da hizmet özendirilemez, tanıtılamaz (m.6)
Satın alınan ürüne ilişkin ileti	Ürünün değişikliği, kullanımı ve bakımına yönelik bilgi	Hayır; alıcı iletişime geçilmesi için bilgisini vermişse (m.6)
Tacir ya da esnafa giden ileti	İşletmelere yönelik kampanya	Önceden onay zorunlu değil; ret hakkı kullanılırsa onaysız gönderilemez (m.6)

Pratik sonuç: sipariş onayı e-postasının altına "bunları da beğenebilirsiniz" ya da kupon bloğu koymak, işlemsel iletiyi tanıtım iletisine çevirir ve izin gerektirir. İşlemsel iletileri yalnızca işlem bilgisiyle sınırlı tutun.

Onay nasıl alınır?

Yönetmelik m.7, onayın şeklini ve sınırlarını belirler:

• Onay yazılı olarak, her türlü elektronik iletişim aracıyla ya da İYS üzerinden alınabilir. Onayda alıcının ticari elektronik ileti gönderilmesini kabul ettiğine dair olumlu irade beyanı, adı ve soyadı ile elektronik iletişim adresi yer alır; İYS üzerinden alınan onayda olumlu irade beyanı ve elektronik iletişim adresi yeterlidir.
• Onay metninde olumlu irade beyanı önceden seçilmiş olarak bulunamaz.
• Onay vermek, mal ya da hizmetin sunulması için ön şart yapılamaz.
• Alıcıya gönderilen bir ticari iletiyle onay istenemez.
• Onay bir sözleşmenin içine dahil edilerek alınıyorsa sözleşmenin sonunda, olumlu irade beyanından ya da imzadan önce, "ticari elektronik ileti" kenar başlığı altında, reddetme imkânı da tanınarak en az on iki punto ile yazılır.
• İYS üzerinden alınmayan onayların alındığını ispat yükü hizmet sağlayıcıdadır; bu onaylar üç iş günü içinde İYS'ye kaydedilir. İYS'ye kaydedilmeyen onaylar geçersiz kabul edilir.

Kanal ayrımı da önemlidir: alıcı ret bildiriminde bulunduğunda bu, bildirimin yapıldığı iletişim kanalına ilişkin onayı geçersiz kılar. E-posta, SMS ve arama için izinleri ayrı ayrı alın ve ayrı ayrı tutun.

Her iletide neler olmalı?

• Gönderen kimliği: Tacirler için ticaret unvanı ve MERSİS numarası, esnaflar için ad soyad ve T.C. ya da vergi kimlik numarası. Kısa mesajda içerikte tacirler için MERSİS numarası, esnaflar için ad soyad ile T.C. veya vergi kimlik numarası bulunur (m.8).
• İletişim bilgisi: İletişim aracına göre telefon, kısa mesaj numarası ya da e-posta adresi gibi erişilebilir bir bilgi.
• Niteliği belli eden ibare: İletinin niteliği içeriğinden anlaşılmıyorsa "tanıtım", "kampanya" gibi bir ibare; kısa mesajda iletinin başında, e-postada konu bölümünde.
• Promosyon şartları: İndirim ve hediye gibi promosyonlar iletide belirtilir; geçerlilik süresi ve katılım şartları kolay ulaşılabilir bir adreste açıkça verilir.
• Ret imkânı: Her iletide, aynı iletişim kanalıyla, kolay ve ücretsiz bir ret yolu bulunur (m.9).

Ret talebi size ulaştıktan sonra üç iş günü içinde ileti göndermeyi durdurmanız (m.10) ve ret bildirimini üç iş günü içinde İYS'ye iletmeniz gerekir (m.9). Sepetya mağaza e-postalarının alt bilgisinde unvanınız ve adresiniz yer alır; MERSİS numaranızı (esnafsanız ad soyad ile T.C. ya da vergi kimlik numaranızı) kampanya e-postası şablonunun metnine siz eklemelisiniz. Şablonları Bildirimler bölümünden düzenlersiniz.

Sepetya panelinde izinler

• Kanal başına ayrı kayıt: Her müşterinin e-posta, SMS ve arama izni ayrı tutulur. Müşteri kartında durumlar "İzinli", "Onay bekliyor" ve "İzin yok" olarak görünür.
• Kaynak kaydı: Vitrindeki üyelik, ödeme, hesap ve bülten formlarından alınan izinler "web sitesi" kaynağıyla kaydedilir. Panelden ya da içe aktarmayla girdiğiniz izinlerin kaynağını siz seçersiniz (örneğin çağrı merkezi, mağaza içi form, ıslak imzalı form). Kaynak seçilmezse değişiklik kaydedilir ama İYS'ye yüklenmez.
• Bülten ve çift onay: Bülten abonelikleri e-posta çift onayıyla çalışır: abone adresine gelen bağlantıyı onaylayana kadar "Onay bekliyor" durumunda kalır ve İYS'ye yüklenmez. Abone listesinde kaynak (vitrin formu, üyelik, ödeme adımı, açılır pencere) ve onay zamanı görünür.
• İYS'ye yükleme: NetGSM eklentisinde İYS yüklemesini açıp İYS marka kodunuzu girersiniz; NetGSM hesabınızda İYS (NetİYS) modülünün etkin olması gerekir. İzinler ve izin geri çekmeleri (ret) İYS'ye yüklenir, KVKK kapsamında silinen müşterilerin geri çekmeleri de dahildir. Cep telefonu numaraları +905… biçiminde olmalıdır.
• Yükleme durumu: Müşteriler › İYS izinleri sayfasında her kayıt "Gönderildi", "İYS'de kayıtlı", "Hata" ya da "Gönderilmedi" olarak görünür; nedeni açıklanır. Yarım kalan ve hatalı kayıtlar saatlik taramada yeniden denenir.
• Otomasyonlar: Terk edilmiş sepet gibi ticari otomasyonlar varsayılan olarak yalnızca pazarlama izni olan müşterilere gider; izni olmayanlar "atlandı" olarak işaretlenir. Ayrıntı için terk edilmiş sepet rehberine bakın.

Sepetya izin kaydının bir denetimde kanıt olarak kullanılabileceğini bilerek çalışır: yalnızca gerçekten bildiğiniz kaynağı seçin, izin metinlerinizin mevzuata uygunluğunu ve İYS'ye bildirim sürelerini hukuk danışmanınızla doğrulayın.

Sık yapılan altı hata

1. Müşteri listesini izin saymak. Alışveriş yapmış olmak ticari ileti izni yerine geçmez; yalnızca işlemsel bildirimler ve satın alınan ürüne ilişkin iletiler izinsiz gönderilebilir.
2. İşaretli kutu ya da zorunlu onay. Onay önceden işaretli olamaz ve siparişin ön şartı yapılamaz.
3. SMS ile izin istemek. "Kampanyalarımızdan haberdar olmak için EVET yazın" gibi bir ticari iletiyle onay talep edilemez.
4. İzni yalnızca kendi tablonuzda tutmak. İYS'ye kaydedilmeyen onaylar geçersiz sayılır; kaydı üç iş günü içinde yapın.
5. Reti geciktirmek. Ret talebinden sonra üç iş günü içinde gönderimi durdurun.
6. İşlemsel iletiye kampanya eklemek. Sipariş ve kargo bildirimleri tanıtım içeremez.

İspat, saklama ve yaptırım

Şikâyet konusu işlemlerde ispat yükümlülüğü hizmet sağlayıcıdadır. Onay kayıtlarını onayın geçerliliğinin sona erdiği tarihten, ticari elektronik iletilere ilişkin diğer kayıtları ise kayıt tarihinden itibaren üç yıl saklamanız ve talep edildiğinde Bakanlığa sunmanız gerekir (Yönetmelik m.13). Alıcılar şikâyetlerini ileti tarihinden itibaren üç ay içinde e-Devlet, İYS ya da Bakanlığın internet sitesi üzerinden yapabilir; talep edilen bilgi ve belgeler tebliğden itibaren on beş gün içinde teslim edilir (m.14 ve m.15).

Önceden onay almadan ticari elektronik ileti gönderenlere 6563 sayılı Kanun m.12 uyarınca idari para cezası uygulanır; bir defada birden fazla kişiye izinsiz ileti gönderilmesi hâlinde ceza on katına kadar artırılabilir. Bu yüzden her toplu gönderimden önce listedeki izin durumunu kontrol edin.

Kontrol listesi

• İYS'ye kayıtlıyım; İYS numaram ve marka kodum var.
• Üyelik, ödeme ve bülten formlarında ticari ileti izni ayrı, işaretsiz ve isteğe bağlı bir kutu.
• E-posta, SMS ve arama izinleri ayrı ayrı alınıyor ve saklanıyor.
• İzinlerin kaynağı kayıtlı ve İYS'ye yükleniyor; yükleme durumlarında "Hata" kalmadı.
• Kampanya iletilerinde unvan, MERSİS (ya da ad soyad ve T.C./vergi numarası), iletişim bilgisi ve ret imkânı var.
• SMS'lerde içerikte MERSİS numarası ve niteliği belli eden ibare var.
• Ret talepleri üç iş günü içinde uygulanıyor ve İYS'ye bildiriliyor.
• Sipariş ve kargo e-postalarında kampanya içeriği yok.
• Onay ve ret kayıtlarını üç yıl saklıyorum.

Sonraki adım

Aydınlatma metni ile açık rızanın farkını KVKK rehberinde, sitenizde olması gereken diğer yasal sayfaları 12 sayfa rehberinde bulabilirsiniz.

İzin akışını Sepetya ile denemek isterseniz hesabınızı oluşturun; üyelik formunu, bülten kaydını ve müşteri kartındaki izin durumlarını bir test müşterisiyle görebilirsiniz.

Bu yazı hukuki/mali danışmanlık değildir.