Daten per CSV gesammelt übertragen: Produkte, Bestellungen und Übersetzungen

Wer einen neuen Shop aufbaut oder von einem anderen System umzieht, stellt immer zuerst dieselbe Frage: „Muss ich all diese Produkte einzeln eingeben?“ Nein. In SEPETYA übertragen Sie Daten auf drei Wegen: gesammelter Import und Export per CSV-Datei, Massenbearbeitung durch Auswahl im Panel und Automatisierung per API.

Dieser Leitfaden erklärt alle drei; er zeigt, welches Werkzeug für welche Aufgabe richtig ist, wie Sie die Datei vorbereiten und wo Sie nachsehen, wenn etwas schiefgeht. Wenn Sie neu mit der API arbeiten, lesen Sie zuerst den Beitrag Einstieg in die REST-API.

Welches Werkzeug für welche Aufgabe?

Aufgabe	Richtiges Werkzeug
Produkte erstmals aus einem anderen System übernehmen	CSV-Import
Den Preis ausgewählter Produkte prozentual erhöhen	Massenbearbeitung im Panel
Jede Nacht die Bestände aus dem ERP aktualisieren	API
Den gesamten Katalog sichern oder in Excel prüfen	CSV-Export
Übersetzungen an Übersetzer schicken	Übersetzungsdatei (CSV)

Die Regel ist einfach: einmalige und große Aufgaben per CSV, wiederkehrende und automatische per API, kleine und auswahlbasierte per Massenbearbeitung im Panel.

Der Produktimport hat drei Schritte

1. Datei: Laden Sie mit „Vorlage herunterladen“ die Beispieldatei herunter und tragen Sie Ihre Daten in deren Spalten ein. Wenn Sie Excel verwenden, speichern Sie die Datei als „CSV UTF-8“; die Kopfzeilen können türkisch oder englisch sein.
2. Vorschau: Beim Hochladen zeigt das Panel Zeilenzahl, ungefähre Produktanzahl und Dateigröße; es listet die erkannten Spalten, meldet eine fehlende Pflichtspalte und weist darauf hin, dass unbekannte Spalten ignoriert werden. Aus den ersten Zeilen werden Beispiele gezeigt. In diesem Schritt wird nichts gespeichert.
3. Import: Sie legen die Optionen fest und starten. Die Zeilen werden im Hintergrund verarbeitet; Sie können die Seite verlassen.

Beim Vorbereiten der Datei sollten Sie drei Dinge wissen: Jede Zeile ist eine Variante, und Zeilen mit demselben „Produktgruppencode“ werden zu einem Produkt; Preise können sowohl als „1.299,90“ als auch als „1299.90“ geschrieben werden; für Bilder werden öffentlich erreichbare Links angegeben, mehrere Links werden durch Semikolon getrennt.

• Vorhandene Produkte aktualisieren: Ist die Option aktiv, werden Produkte mit derselben Artikelnummer, Produkt-ID oder demselben Gruppencode aktualisiert; ist sie deaktiviert, werden diese Zeilen übersprungen. Beim ersten Import deaktiviert, bei regelmäßigen Aktualisierungen aktiviert verwenden.
• Bilder herunterladen: Die Bilder hinter den Links werden heruntergeladen und den Produkten hinzugefügt. Das läuft im Hintergrund und dauert bei großen Katalogen etwas.
• Sprache der Datei: Textspalten ohne Sprachzusatz werden in diese Sprache geschrieben. In einem mehrsprachigen Shop bedeutet eine falsche Auswahl, dass türkische Texte in englische Felder geschrieben werden; prüfen Sie das zuerst.

Seite für Sammelvorgänge: Status, Bericht, Abbruch

Alle Importe und Exporte sowie Sammelaktualisierungen werden auf der Seite Produkte › Sammelvorgänge aufgelistet. Für jeden Vorgang sehen Sie Art (Produktimport, Produktexport, Übersetzungsexport, Sammel-Preisaktualisierung usw.), Status (in der Warteschlange, läuft, abgeschlossen, fehlgeschlagen, abgebrochen), Fortschritt und die Zahlen „erfolgreich · fehlerhaft · gesamt“.

• Fehlerbericht: Gibt es fehlerhafte Zeilen, erhalten Sie mit „Fehlerbericht herunterladen“, was in welcher Zeile passiert ist, mit Zeilennummer. Sie können den Bericht korrigieren und nur diese Zeilen erneut hochladen.
• Datei herunterladen: Bei Exporten laden Sie die Ergebnisdatei auf derselben Seite herunter.
• Abbrechen: Einen lang laufenden Vorgang können Sie abbrechen; bereits verarbeitete Zeilen werden nicht rückgängig gemacht, die übrigen werden übersprungen. Prüfen Sie Ihren Katalog nach einem abgebrochenen Import deshalb einmal durch.
• Alle Produkte exportieren: Diese Schaltfläche auf derselben Seite ist der schnellste Weg, vor einem Umzug eine Sicherung zu erstellen.

Auf einen lang laufenden Vorgang müssen Sie nicht warten: Das Panel zeigt, wie viele Zeilen verarbeitet wurden, und der Vorgang läuft im Hintergrund weiter, auch wenn Sie die Seite verlassen. Mehrere Importe nacheinander statt gleichzeitig auszuführen, erleichtert auch die Fehlersuche.

Ihre Spalten müssen nicht mit unseren übereinstimmen

In einer Datei aus einem anderen System können die Spaltenüberschriften anders lauten: etwa „Produkttitel“, „Betrag“, „Abteilung“. Sie müssen die Datei nicht von Hand bearbeiten. Nach dem Hochladen erscheinen im Schritt Zuordnung neben jeder Spalte ein Beispielwert und die Auswahl „Als welches Feld lesen?“; bekannte Überschriften sind bereits markiert, die übrigen wählen Sie selbst. Eine Spalte, die Sie nicht brauchen, verwerfen Sie mit „nicht lesen“. Wenn Sie die Zuordnung benennen und speichern, können Sie die Datei desselben Lieferanten beim nächsten Mal mit einer einzigen Auswahl hochladen.

Danach folgt die Vorschau: Ohne dass etwas gespeichert wird, steht dort, wie viele Datensätze neu angelegt, wie viele aktualisiert werden und wie viele Zeilen fehlerhaft sind. Fehlerhafte Zeilen werden mit Begründung aufgelistet und können als CSV heruntergeladen werden — Sie können sie korrigieren und nur diese erneut hochladen.

Die Vorschau nennt außerdem einzeln die Einträge, die Ihre Datei erwähnt, die es in Ihrem Shop aber nicht gibt (Kategorie, Marke, Lieferant, Variantenwert), und fragt Sie, was geschehen soll: Sollen sie angelegt werden, oder soll die Zeile übersprungen und gemeldet werden? Standard ist Letzteres; so taucht wegen eines Tippfehlers keine ungewollte Kategorie oder Marke in Ihrem Katalog auf.

Jede Importseite hat den Abschnitt „Felder und Regeln“: Dort steht, welche Spalte Pflicht ist, was in einer Zelle erwartet wird (Datum, Geldbetrag, Ja/Nein), mit welchem Zeichen mehrere Werte getrennt werden und ob ein Datensatz über den Namen oder die ID zugeordnet wird. In der Datei, die Sie mit „Vorlage herunterladen“ erhalten, sind Pflichtspalten mit einem Sternchen markiert, und sie enthält ausgefüllte Beispielzeilen.

Dateien jenseits von Produkten

CSV ist nicht auf Produkte beschränkt. Im Panel werden auch folgende Daten per Datei übertragen:

Datei	Wofür?
Kategorien	Den Kategoriebaum mit Eltern-Kind-Beziehungen, Adressen und SEO-Feldern aufbauen oder aktualisieren
Kunden	Die vorhandene Kundenliste mit Adressen und benutzerdefinierten Feldern übertragen
Bestellungen	Frühere Bestellungen für Berichte und Kundenhistorie übernehmen
Preisliste	Preise für eine Kundengruppe gesammelt eingeben (siehe Kundengruppen)
Merkmale	Werte technischer Merkmale gesammelt in Produkte schreiben
Inventur und Bestandsumlagerung	Lagerzählung und Bewegungen zwischen Lagern per Datei verarbeiten
Kategoriesortierung	Die Reihenfolge der Produkte innerhalb einer Kategorie gesammelt festlegen
Anfragen zur Bestandsbenachrichtigung	Anfragen „Benachrichtigen, wenn verfügbar“ übertragen
Rabattcodes	Eine fertige Codeliste in eine Aktion laden
Weiterleitungen	Alte Adressen neuen Adressen zuordnen (siehe Leitfaden zu 301-Weiterleitungen)

Bei Anfragen zur Bestandsbenachrichtigung verlangt das Panel zusätzlich eine Bestätigung: Die Personen in der Liste müssen diese Benachrichtigung tatsächlich bei Ihnen angefordert haben. Die Bestätigung wird zusammen mit der importierenden Person im Vorgangsprotokoll gespeichert. Diese Sorgfalt bei Einwilligungen ist nicht nur Höflichkeit, sondern ergibt sich aus den Einwilligungen für kommerzielle Nachrichten.

Beim Umzug von einem anderen System kommt es auf die Reihenfolge an

Daten in beliebiger Reihenfolge hochzuladen, erzeugt einen Berg an Nacharbeit. Bewährt hat sich diese Reihenfolge:

1. Kategorien: Da Produkte ihnen zugeordnet werden, bauen Sie zuerst den Baum auf. Mit „Kategorien importieren“ auf der Kategorieseite können Sie eine Datei hochladen, in der jede Zeile eine Kategorie ist; die Kategorie wird mit ihrem Pfad ab der Wurzel geschrieben: Giyim > Erkek > Gömlek. Eine Kategorie mit demselben Pfad wird aktualisiert, eine fehlende angelegt. Einen bestehenden Baum können Sie mit „Kategorien exportieren“ herunterladen, in der Tabelle bearbeiten und wieder hochladen.
2. Produkte und Varianten: Behalten Sie die Artikelnummern aus dem alten System bei; falls Sie später zuordnen müssen, ist das Ihr einziger Anknüpfungspunkt.
3. Bestand: Nachdem die Produkte angelegt sind, schreiben Sie die Mengen mit der Inventurdatei. Wenn Sie Lager haben, legen Sie zuerst die Standorte an.
4. Kunden: Übertragen Sie Marketing-Einwilligungen mit ihrer Quelle; senden Sie keine kommerziellen Nachrichten an Datensätze ohne Einwilligungsquelle.
5. Bestellungen: Frühere Bestellungen vervollständigen Kundenhistorie und Berichte.
6. Weiterleitungen: Ordnen Sie zuletzt alte Adressen den neuen zu; so geht der Traffic aus Suchmaschinen nicht verloren.

Öffnen Sie nach jedem Schritt einige Datensätze im Panel und prüfen Sie sie mit eigenen Augen. Beim Aufbau der Katalogstruktur hilft Ihnen der Leitfaden zu Kategorien und Filtern.

Übersetzungsdatei

In mehrsprachigen Shops werden Übersetzungen in einer einzigen Datei gesammelt. In der Datei, die Sie unter Online-Shop › Lokalisierung › Übersetzungen exportieren, ist jede Zeile ein Feld eines Datensatzes (Produktname, Kategoriebeschreibung, Menüpunkt, ein Block eines Blogbeitrags usw.), und für jede Shop-Sprache gibt es eine Spalte. Ihre Übersetzerin oder Ihr Übersetzer füllt die leeren Zellen aus und lädt die Datei wieder hoch.

• Eine leer gelassene Zelle ändert den Text im Datensatz nicht; aktualisiert werden also nur die Felder, die Sie ausfüllen.
• Jede Zeile wird nach den Regeln ihres eigenen Datensatzes gespeichert: Validierung, Erzeugung der Adresse (Slug), automatische Weiterleitung und Vorgangsprotokoll sind dieselben wie beim Bearbeiten im Panel.
• Zellen sind gegen Formeln geschützt; Texte, die in einer Tabellenkalkulation wie eine Formel wirken könnten, werden entschärft und beim Import zurückverwandelt.
• Ist eine der Zeilen eines Datensatzes fehlerhaft, wird keine Zeile dieses Datensatzes angewendet; die fehlerhafte Zeile erscheint im Bericht.

Den gesamten Übersetzungsablauf und die Schritte zum Hinzufügen einer Sprache finden Sie im Beitrag Mehrsprachige E-Commerce-SEO.

Massenbearbeitung im Panel

Sie können auch Sammelaufgaben erledigen, ohne eine Datei anzufassen. In der Produktliste wählen Sie Einträge aus und können Status ändern, Preise aktualisieren (prozentual, um einen Betrag oder als Festpreis, mit Rundungsoptionen), Kategorien und Tags hinzufügen oder entfernen, Marke und Lieferant zuweisen und löschen. In der Variantentabelle füllen Sie Preis, Vergleichspreis, Einkaufspreis, Bestand, Gewicht und Artikelnummer gesammelt aus. Auch in den Bestell- und Kundenlisten gibt es ähnliche Sammelaktionen.

Jede Sammeländerung erzeugt in der Zeitleiste des betroffenen Datensatzes eine Zeile wie „Sammelvorgang: Preise aktualisiert“. So geht die Antwort auf die Frage „Wer hat diesen Preis geändert?“ nicht verloren.

Automatisierung per API

Statt wiederkehrende Übertragungen von Hand auszuführen, können Sie sie an die API anbinden. Die Import-Endpunkte nehmen die Datei entgegen und legen einen Sammelvorgang an; Status und Fehlerbericht des Vorgangs lesen Sie ebenfalls über die API. Auch die Übersetzungsdatei können Sie exportieren und an Ihr eigenes Übersetzungssystem anbinden. Für häufig wechselnde Daten wie den Bestand ist es schneller, statt einer Datei direkt die Bestands-Endpunkte zu verwenden.

Sammelvorgänge und CSV sind eine Funktion, die in Ihrem Paket aktiviert sein muss; wenn Sie mit der API arbeiten, muss auch der API-Zugriff aktiviert sein. Legen Sie automatische Aufgaben in ruhige Zeiten wie die Nacht, warten Sie, bis ein Vorgang abgeschlossen ist, bevor Sie den nächsten starten, und speichern Sie den Fehlerbericht in Ihrem eigenen Protokoll. Für Abläufe wie Bestellungen, die eine sofortige Reaktion auf ein Ereignis brauchen, verwenden Sie einen Webhook.

Checkliste für die Datenübertragung

• Vor dem Umzug wurde der vorhandene Katalog exportiert und gesichert.
• Die Vorlagendatei wurde heruntergeladen; die Spalten wurden nach der Vorlage angeordnet.
• Die Datei wurde als „CSV UTF-8“ gespeichert.
• Bei Produkten mit Varianten stimmt der Gruppencode; die Zeilen desselben Produkts tragen denselben Code.
• Artikelnummern sind eindeutig und konsistent; sie stimmen mit den Nummern im alten System überein.
• Zuerst wurde eine Testdatei mit 10–20 Zeilen hochgeladen und das Ergebnis im Panel geprüft.
• Die Optionen „Vorhandene Produkte aktualisieren“ und „Bilder herunterladen“ wurden bewusst gewählt.
• Im mehrsprachigen Shop wurde die Sprache der Datei richtig gewählt.
• Der Fehlerbericht auf der Seite für Sammelvorgänge wurde heruntergeladen und korrigiert.
• Für wiederkehrende Übertragungen wurde die API oder eine geplante Aufgabe eingerichtet.

Um Ihren Katalog zu übertragen und auszuprobieren, starten Sie kostenlos; wenn Sie von einem anderen System kommen, lesen Sie auch unseren Leitfaden zum Umzug.