Wie nutzen Sie Geschenkkarten und Shop-Guthaben?

Geschenkkarten und Shop-Guthaben funktionieren anders als ein Rabattgutschein: Der Gutschein ist ein Rabatt, diese beiden sind dagegen Geld im Konto der Kundin oder des Kunden. Der Betrag wird von der Bestellsumme abgezogen, das Restguthaben wird auf den nächsten Einkauf übertragen, und jede Nutzung hinterlässt eine Spur im Journal.

Dieser Leitfaden erklärt den Unterschied zwischen beiden, wie sie im Panel angelegt werden, wie Kundinnen und Kunden sie in Warenkorb und Checkout nutzen, die Guthabenbewegungen und die Regeln für Shop-Guthaben als Erstattung. Gutschein- und Aktionsarten finden Sie im Leitfaden zu Aktionsarten.

Geschenkkarte oder Shop-Guthaben?

	Geschenkkarte	Shop-Guthaben
Wer kann es nutzen?	Jeder, der den Code kennt	Nur die Kundin oder der Kunde, für die bzw. den es angelegt wurde
Kundenauswahl	Optional	Pflicht
Typische Nutzung	Geschenk, Firmeneinkauf, Gesten außerhalb von Gewinnspielen	Guthaben als Erstattung, Wiedergutmachung, Treuegeste
Wie wird es genutzt?	Durch Eingabe des Codes im Warenkorb	Erscheint angemeldeten Kunden im Zahlungsschritt als Option

Beide werden auf der Seite Marketing › Geschenkkarten angelegt und funktionieren mit derselben Guthabenlogik; der Unterschied ist, wem sie gehören.

Eine Karte anlegen

Mit „Geschenkkarte erstellen“ füllen Sie folgende Felder aus:

• Art und Betrag: Geschenkkarte oder Shop-Guthaben; der Betrag wird in der Währung des Shops eingegeben.
• Code: Lassen Sie das Feld leer, wird ein sicherer Code erzeugt. Schreiben Sie einen eigenen Code, muss er 8–32 Zeichen lang sein (Buchstaben, Ziffern, Leerzeichen, Bindestriche). Der Code wird nur einmal beim Anlegen angezeigt; im Panel sind später nur die letzten vier Stellen sichtbar, der vollständige Code wird nicht gespeichert. Kopieren Sie den Code daher und geben Sie ihn sofort an die Kundin oder den Kunden weiter; geht er verloren, müssen Sie eine neue Karte anlegen.
• Kunde: bei der Geschenkkarte optional, beim Shop-Guthaben Pflicht.
• Mindestbestellwert: die Untergrenze, ab der die Karte genutzt werden kann.
• Gültigkeitsbeginn und Ablaufdatum: Eine Karte mit künftigem Datum wartet im Status „Geplant“; eine abgelaufene Karte kann nicht genutzt werden. Bleibt das Feld leer, ist sie unbefristet.
• Vertriebskanäle: eine Beschränkung nach Herkunft der Bestellung: Onlineshop, Panel (manuelle Bestellung), API, Marktplatz oder Import. Ist keiner ausgewählt, gilt die Karte überall; wählen Sie welche aus, kann sie nur bei Bestellungen aus diesen Quellen genutzt werden.
• Notiz: nur im Panel sichtbar; eine Erklärung wie „Wiedergutmachung März“ ist später sehr hilfreich.

Wie nutzen Kundinnen und Kunden sie?

Eine Geschenkkarte wird im Warenkorb durch Eingabe des Codes im Feld „Geschenkkarte einlösen“ angewendet. Shop-Guthaben erscheint angemeldeten Kundinnen und Kunden im Zahlungsschritt mit der Option „Shop-Guthaben verwenden“; wer möchte, wendet es an. In beiden Fällen wird der Betrag von der Bestellsumme abgezogen, und der Rest wird mit der normalen Zahlungsart bezahlt.

• Teilweise Nutzung: Die Karte muss nicht vollständig aufgebraucht werden; das Restguthaben bleibt auf der Karte und kann bei der nächsten Bestellung genutzt werden.
• Währung: Die Karte wird bei Bestellungen in der Währung genutzt, in der sie angelegt wurde. In einem Shop mit mehreren Währungen wird sie bei Zahlung in einer anderen Währung nicht akzeptiert.
• Inhaberschaft: Shop-Guthaben kann nur die Inhaberin oder der Inhaber nutzen; versucht es ein anderes Konto, wird es nicht akzeptiert.
• Kanal: Ist die Karte auf bestimmte Vertriebskanäle beschränkt, akzeptiert der Zahlungsschritt sie in anderen Kanälen nicht.
• Darstellung in der Bestellung: In den Bestelldetails erscheint die Zahlungszeile als „Geschenkkarte (•••• 1234)“ oder „Shop-Guthaben“; es ist also dokumentiert, welcher Teil der Bestellung mit der Karte bezahlt wurde.

Guthaben, Bewegungen und Korrektur

Jede Karte hat einen Status und ein Bewegungsjournal. Die Status sind: aktiv, geplant, Guthaben aufgebraucht, abgelaufen, deaktiviert. In den Kartendetails sehen Sie Anfangsbetrag, Restguthaben und Nutzungsquote; in der Liste können Sie Karten nach den letzten vier Stellen suchen.

Das Bewegungsjournal zeigt die gesamte Historie der Karte von neu nach alt: Anlage, Nutzung in einer Bestellung, Erstattung, Korrektur und Ablauf. Jede Zeile enthält Vorgang, Betrag, Restguthaben und gegebenenfalls die zugehörige Bestellung; von der Bestellzeile gelangen Sie direkt zur Bestellung.

• Guthaben korrigieren: Mit „Guthaben korrigieren“ fügen Sie Beträge hinzu oder ziehen sie ab und geben eine Begründung an. Die Begründung ist Pflicht und wird ins Journal geschrieben; so bleibt die Frage „Warum hat sich dieses Guthaben geändert?“ nicht unbeantwortet.
• Deaktivieren: Die Karte kann im Warenkorb nicht mehr genutzt werden, ihr Guthaben bleibt aber erhalten; Sie können sie jederzeit wieder aktivieren. Vermuten Sie, dass der Code weitergegeben wurde, ist das der erste Schritt.

Wird eine mit Karte bezahlte Bestellung storniert oder zurückgegeben, kann der mit der Karte gedeckte Betrag auf dieselbe Karte zurückgebucht werden; im Journal erscheint dies als Zeile „Erstattung“, und das Restguthaben wird aktualisiert. Nutzt jemand also einen Teil der Karte und überlegt es sich dann anders, geht das Guthaben nicht verloren. Da Kartenguthaben in die Hände mehrerer Personen gelangen kann, formulieren Sie bei Firmenkarten mit hohem Guthaben die Begründungen für Korrekturen und Erstattungen besonders klar.

Shop-Guthaben als Erstattung

Bei der Erstattung einer Bestellung können Sie die Option „Als Shop-Guthaben erstatten“ nutzen: Der Betrag geht nicht an die Zahlungsart zurück, sondern wird dem Shop-Guthaben der Kundin oder des Kunden gutgeschrieben und bei künftigen Einkäufen genutzt. Der Vorgang wird in den Zeitleisten von Bestellung und Kunde als „Shop-Guthaben als Erstattung gewährt“ vermerkt.

Hier ist Vorsicht geboten. Artikel 12 der türkischen Verordnung über Fernabsatzverträge (Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği) sieht vor, dass der Verkäufer bei Ausübung des Widerrufsrechts alle erhaltenen Zahlungen „entsprechend dem vom Verbraucher beim Kauf verwendeten Zahlungsmittel und ohne Kosten oder Verpflichtungen für den Verbraucher in einem Zug“ erstattet. Machen Sie Shop-Guthaben deshalb nicht zur Standardmethode bei Widerrufserstattungen; erstatten Sie den Betrag an die Zahlungsart, sofern die Kundin oder der Kunde nicht ausdrücklich etwas anderes wünscht. Shop-Guthaben ist angebracht bei umtauschähnlichen Fällen, die die Kundschaft selbst wählt, und bei Gesten der Wiedergutmachung. Wenn Sie Ihre eigene Rückgaberichtlinie schreiben, lesen Sie den Leitfaden Widerrufsrecht und Rückgaberichtlinie und lassen Sie den Text von Ihrer Rechtsberatung prüfen.

Wann was?

Sie haben drei Werkzeuge: Gutschein (Rabatt), Geschenkkarte (Guthaben, das jeder nutzen kann) und Shop-Guthaben (personengebundenes Guthaben). Die Wahl richtet sich danach, wer das Geld wofür nutzt.

Situation	Passendes Werkzeug	Warum?
Entschuldigung für verspäteten Versand	Shop-Guthaben	Personengebunden, der Code kann nicht weitergegeben werden, den Betrag bestimmen Sie
Kundin oder Kunde kauft ein Geschenk für Angehörige	Geschenkkarte	Wer den Code erhält, nutzt ihn; den Betrag bestimmt die schenkende Person
Firmeneinkauf (Feiertag, Teamgeschenk)	Geschenkkarte	Mehrere Karten können angelegt und einzeln übermittelt werden
Kundin oder Kunde möchte die Größe tauschen	Shop-Guthaben (auf Wunsch der Kundschaft)	Die neue Bestellung kann sofort aufgegeben werden; es wird nicht vorgeschrieben
Rabatt zum Saisonende	Gutschein oder Aktion	Es ist ein Rabatt, kein Guthaben; er gilt für alle nach derselben Regel
Dauerhafter Sonderpreis für eine bestimmte Gruppe	Kundengruppe und Preisliste	Dauerhafte Preisregel statt einmaligem Guthaben

Auch die Nachverfolgung nach Ausgabe der Karte ist einfach: Das Bewegungsjournal der Karte zeigt, in welcher Bestellung wie viel genutzt wurde, und die Zahlungszeile in den Bestelldetails nennt die verwendete Karte. Sehen Sie, dass zur Wiedergutmachung gewährtes Guthaben nie genutzt wurde, ist eine Erinnerung an das Guthaben („In Ihrem Konto steht ein Guthaben zur Verfügung“) der einfachste Gewinn.

Ehrliche Regeln

• Bedingungen vorab nennen: Ablaufdatum, Mindestbestellwert und gültige Kanäle müssen der Kundin oder dem Kunden mit Ausgabe der Karte mitgeteilt werden. Überraschende Bedingungen bringen auch die schenkende Person in eine unangenehme Lage.
• Keinen Druck aufbauen: Falsche Dringlichkeit im Stil von „nur noch X Stunden“ wird ohne echtes Enddatum nicht verwendet; warum Dark Patterns riskant sind, erklären wir im Beitrag zu Dark Patterns.
• Code sicher übermitteln: Der Code ist ein Zahlungsmittel; schreiben Sie ihn nicht in einen öffentlichen Kommentar oder Beitrag. Übermitteln Sie die Codes bei Firmeneinkäufen einzeln an die betreffenden Personen.
• Nicht mit Gutscheinen verwechseln: Für Aktionen eignen sich Gutschein- und Rabattregeln besser; eine Geschenkkarte ist kein Marketingrabatt, sondern ein Guthaben.
• Die Buchhaltung informieren: Verkauf und Einlösung von Geschenkkarten werden buchhalterisch zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfasst; besprechen Sie die Umsetzung mit Ihrer Steuerberatung.
• Ihr Team abstimmen: Legen Sie vorab fest, in welchen Fällen Ihre Kundenbetreuer wie viel Guthaben gewähren dürfen. Ohne schriftliche Grenze handelt jede Person anders, und die Kundschaft merkt das.
• Ungenutztes Guthaben verfolgen: Lange ungenutzte Karten sind meist vergessene Karten; eine Erinnerung vor Ablauf bringt Kundenzufriedenheit und Umsatz.

Checkliste

• Ob Geschenkkarte oder Shop-Guthaben nötig ist, wurde danach entschieden, wem es gehören soll.
• Der Code wurde beim Anlegen kopiert und sicher übermittelt.
• Ablaufdatum, Mindestbestellwert und Kanalbeschränkung wurden bewusst gewählt und der Kundschaft mitgeteilt.
• In der Panel-Notiz steht, warum die Karte ausgegeben wurde.
• Der Kundschaft wurde erklärt, dass eine teilweise Nutzung möglich ist und das Restguthaben auf der Karte bleibt.
• Erstattungen im Rahmen des Widerrufsrechts gehen an die Zahlungsart; Shop-Guthaben wird nur auf Wunsch der Kundschaft verwendet.
• Bei Guthabenkorrekturen wird eine Begründung angegeben.
• Bei Verdacht auf Weitergabe eines Codes wird die Karte deaktiviert.
• Die Rückgaberichtlinie erklärt auch die Fälle Geschenkkarte und Shop-Guthaben.
• Die buchhalterische Seite der Geschenkkarten wurde mit der Steuerberatung geklärt.

Um Geschenkkarten in Ihrem eigenen Shop auszuprobieren, starten Sie kostenlos; wenn Sie Stammkunden Sonderpreise geben möchten, lesen Sie den Leitfaden Kundengruppen und Preislisten.

Dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung.