Was ist İYS? So verwalten Sie Einwilligungen in Werbenachrichten

Bevor Sie Ihre neue Saisonkampagne per SMS ankündigen, lautet die erste Frage, ob Sie das überhaupt dürfen. Ein früherer Einkauf ist keine solche Erlaubnis; für eine kommerzielle SMS, E-Mail oder einen Werbeanruf braucht es die vorherige Zustimmung der Kundschaft, und diese Zustimmung wird in İYS erfasst.

In diesem Beitrag erklären wir, was İYS ist, welche Nachrichten eine Zustimmung erfordern, wie sie eingeholt wird, was in jeder Nachricht stehen muss und wie Einwilligungen im Panel von SEPETYA verwaltet werden.

Was ist İYS?

Die Verordnung definiert İYS (Verwaltungssystem für kommerzielle elektronische Nachrichten) als das System, über das Zustimmungen zu kommerziellen elektronischen Nachrichten eingeholt, das Widerspruchsrecht ausgeübt und Beschwerden bearbeitet werden. Kommerzielle elektronische Nachrichten sind Nachrichten mit Daten-, Ton- und Bildinhalten, die zu kommerziellen Zwecken per Telefon, Callcenter, automatischem Anruf, E-Mail, SMS und ähnlichen Mitteln versendet werden.

Die Regeln lassen sich in drei Punkten zusammenfassen (Verordnung Art. 5):

• Wer Empfängern Nachrichten senden will, um Waren und Dienstleistungen vorzustellen, zu vermarkten oder sein Unternehmen zu bewerben, holt dafür vorher selbst oder über İYS eine Zustimmung ein. Die Zustimmung gilt, bis das Widerspruchsrecht ausgeübt wird.
• Natürliche und juristische Personen, die kommerzielle elektronische Nachrichten senden wollen, registrieren sich bei İYS.
• An Empfänger ohne in İYS hinterlegte Zustimmung dürfen keine kommerziellen elektronischen Nachrichten gesendet werden.

Jedem bei İYS registrierten Diensteanbieter und jeder Marke wird eine eigene İYS-Nummer zugewiesen. Zur Registrierung und zu den einzelnen Schritten siehe die offiziellen Seiten von İYS.

Welche Nachrichten brauchen eine Zustimmung?

Nachrichtenart	Beispiel	Zustimmung nötig?
Werbung, Marketing, Kampagne	SMS zur neuen Saison, Rabatt-E-Mail, Newsletter	Ja; vorherige Zustimmung (Gesetz Nr. 6563 Art. 6; Verordnung Art. 5)
Transaktionsbenachrichtigung	Bestellbestätigung, Versandbenachrichtigung, Zahlungseingang, Zahlungserinnerung, Datenaktualisierung	Nein; in diesen Nachrichten dürfen Waren oder Dienstleistungen aber nicht beworben oder vorgestellt werden (Art. 6)
Nachricht zum gekauften Produkt	Informationen zu Änderung, Nutzung und Pflege des Produkts	Nein, wenn der Empfänger seine Kontaktdaten für die Kontaktaufnahme angegeben hat (Art. 6)
Nachricht an Kaufleute oder Gewerbetreibende	Kampagne für Unternehmen	Vorherige Zustimmung nicht zwingend; nach einem Widerspruch darf ohne Zustimmung nicht mehr gesendet werden (Art. 6)

Praktische Folge: Ein Block „Das könnte Ihnen auch gefallen“ oder ein Gutschein unter der Bestellbestätigungs-E-Mail macht die Transaktionsnachricht zur Werbenachricht und erfordert eine Zustimmung. Beschränken Sie Transaktionsnachrichten auf die Angaben zum Vorgang.

Wie wird die Zustimmung eingeholt?

Art. 7 der Verordnung regelt Form und Grenzen der Zustimmung:

• Die Zustimmung kann schriftlich, über jedes elektronische Kommunikationsmittel oder über İYS eingeholt werden. Sie enthält die zustimmende Willenserklärung des Empfängers zum Erhalt kommerzieller elektronischer Nachrichten, seinen Vor- und Nachnamen und seine elektronische Kontaktadresse; bei einer über İYS eingeholten Zustimmung genügen zustimmende Willenserklärung und Kontaktadresse.
• Die zustimmende Willenserklärung darf im Zustimmungstext nicht vorausgewählt sein.
• Die Zustimmung darf nicht zur Vorbedingung für das Angebot einer Ware oder Dienstleistung gemacht werden.
• Eine Zustimmung darf nicht über eine an den Empfänger gesendete Werbenachricht angefragt werden.
• Wird die Zustimmung in einen Vertrag aufgenommen, steht sie am Ende des Vertrags vor der Willenserklärung oder Unterschrift unter der Randüberschrift „kommerzielle elektronische Nachricht“, mit Widerspruchsmöglichkeit und in mindestens zwölf Punkt.
• Für nicht über İYS eingeholte Zustimmungen trägt der Diensteanbieter die Beweislast; diese Zustimmungen werden innerhalb von drei Werktagen in İYS eingetragen. Nicht in İYS eingetragene Zustimmungen gelten als unwirksam.

Auch die Trennung nach Kanälen ist wichtig: Widerspricht ein Empfänger, wird die Zustimmung für den Kanal unwirksam, über den der Widerspruch erfolgte. Holen Sie die Zustimmungen für E-Mail, SMS und Anruf getrennt ein und führen Sie sie getrennt.

Was muss in jeder Nachricht stehen?

• Identität des Absenders: Bei Kaufleuten Firmenbezeichnung und MERSİS-Nummer (türkisches Zentralregister), bei Gewerbetreibenden Vor- und Nachname sowie türkische Identitäts- oder Steuernummer. In SMS enthält der Text bei Kaufleuten die MERSİS-Nummer, bei Gewerbetreibenden Vor- und Nachname mit Identitäts- oder Steuernummer (Art. 8).
• Kontaktangabe: Je nach Kanal eine erreichbare Angabe wie Telefonnummer, SMS-Nummer oder E-Mail-Adresse.
• Kennzeichnung der Art: Ist die Art der Nachricht nicht aus dem Inhalt ersichtlich, ein Hinweis wie „Werbung“ oder „Kampagne“; in SMS am Anfang der Nachricht, in E-Mails im Betreff.
• Bedingungen von Aktionen: Aktionen wie Rabatte und Geschenke werden in der Nachricht genannt; Gültigkeitsdauer und Teilnahmebedingungen werden unter einer leicht erreichbaren Adresse klar angegeben.
• Widerspruchsmöglichkeit: Jede Nachricht enthält einen einfachen und kostenlosen Weg zum Widerspruch über denselben Kanal (Art. 9).

Nachdem Sie ein Widerspruch erreicht hat, müssen Sie den Versand innerhalb von drei Werktagen einstellen (Art. 10) und den Widerspruch innerhalb von drei Werktagen an İYS übermitteln (Art. 9). Im Footer der Shop-E-Mails von SEPETYA stehen Ihre Firmenbezeichnung und Adresse; Ihre MERSİS-Nummer (als Gewerbetreibende Vor- und Nachname mit Identitäts- oder Steuernummer) müssen Sie selbst in den Text der Vorlage für Kampagnen-E-Mails einfügen. Die Vorlagen bearbeiten Sie im Bereich Benachrichtigungen.

Einwilligungen im Panel von SEPETYA

• Getrennte Erfassung je Kanal: E-Mail-, SMS- und Anruf-Einwilligung jeder Kundin werden getrennt geführt. Auf der Kundenkarte erscheinen die Status „Eingewilligt“, „Bestätigung ausstehend“ und „Keine Einwilligung“.
• Erfassung der Quelle: Einwilligungen aus Registrierungs-, Kassen-, Konto- und Newsletter-Formularen im Shop werden mit der Quelle „Website“ gespeichert. Für Einwilligungen, die Sie im Panel oder per Import eintragen, wählen Sie die Quelle selbst (etwa Callcenter, Formular im Geschäft, handschriftlich unterschriebenes Formular). Ohne gewählte Quelle wird die Änderung gespeichert, aber nicht an İYS übertragen.
• Newsletter und Double-Opt-in: Newsletter-Abonnements arbeiten mit E-Mail-Double-Opt-in: Bis der Abonnent den Link in der E-Mail bestätigt, bleibt er im Status „Bestätigung ausstehend“ und wird nicht an İYS übertragen. In der Abonnentenliste sind Quelle (Shopformular, Registrierung, Kassenschritt, Pop-up) und Zeitpunkt der Bestätigung sichtbar.
• Übertragung an İYS: In der NetGSM-Erweiterung aktivieren Sie den İYS-Upload und geben Ihren İYS-Markencode ein; in Ihrem NetGSM-Konto muss das İYS-Modul (NetİYS) aktiv sein. Einwilligungen und deren Rücknahme (Widerspruch) werden an İYS übertragen, einschließlich der Rücknahmen von nach KVKK gelöschten Kunden. Mobilnummern müssen im Format +905… vorliegen.
• Übertragungsstatus: Unter Kunden › İYS-Einwilligungen erscheint jeder Datensatz als „Gesendet“, „In İYS registriert“, „Fehler“ oder „Nicht gesendet“; der Grund wird angegeben. Unvollständige und fehlerhafte Datensätze werden bei der stündlichen Prüfung erneut versucht.
• Automationen: Kommerzielle Automationen wie die Warenkorb-Erinnerung gehen standardmäßig nur an Kunden mit Marketing-Einwilligung; Kunden ohne Einwilligung werden als „übersprungen“ markiert. Einzelheiten im Leitfaden zu abgebrochenen Warenkörben.

SEPETYA arbeitet in dem Bewusstsein, dass der Einwilligungsnachweis bei einer Prüfung als Beleg dienen kann: Wählen Sie nur eine Quelle, die Sie tatsächlich kennen, und lassen Sie die Rechtskonformität Ihrer Einwilligungstexte und die Meldefristen an İYS von Ihrer Rechtsberatung bestätigen.

Sechs häufige Fehler

1. Die Kundenliste als Einwilligung ansehen. Ein früherer Einkauf ersetzt keine Einwilligung in Werbenachrichten; nur Transaktionsbenachrichtigungen und Nachrichten zum gekauften Produkt dürfen ohne Einwilligung versendet werden.
2. Vorausgewähltes Kästchen oder Pflichtzustimmung. Die Zustimmung darf nicht vorausgewählt und nicht zur Bestellbedingung gemacht werden.
3. Per SMS um Zustimmung bitten. Eine Zustimmung darf nicht über eine Werbenachricht wie „Antworten Sie mit JA, um über Aktionen informiert zu werden“ angefragt werden.
4. Einwilligungen nur in der eigenen Tabelle führen. Nicht in İYS eingetragene Zustimmungen gelten als unwirksam; tragen Sie sie innerhalb von drei Werktagen ein.
5. Widersprüche verzögern. Stellen Sie den Versand innerhalb von drei Werktagen nach dem Widerspruch ein.
6. Kampagnen in Transaktionsnachrichten. Bestell- und Versandbenachrichtigungen dürfen keine Werbung enthalten.

Nachweis, Aufbewahrung und Sanktionen

Bei Beschwerden trägt der Diensteanbieter die Beweislast. Zustimmungsnachweise müssen Sie drei Jahre ab dem Ende ihrer Gültigkeit, die übrigen Aufzeichnungen zu kommerziellen elektronischen Nachrichten drei Jahre ab ihrer Erstellung aufbewahren und auf Anforderung dem Ministerium vorlegen (Verordnung Art. 13). Empfänger können innerhalb von drei Monaten ab Nachrichtendatum über e-Devlet, İYS oder die Website des Ministeriums Beschwerde einlegen; angeforderte Informationen und Unterlagen sind innerhalb von fünfzehn Tagen ab Zustellung vorzulegen (Art. 14 und Art. 15).

Wer ohne vorherige Zustimmung kommerzielle elektronische Nachrichten versendet, erhält nach Art. 12 des Gesetzes Nr. 6563 ein Verwaltungsbußgeld; werden in einem Vorgang mehrere Personen ohne Zustimmung angeschrieben, kann die Strafe bis auf das Zehnfache erhöht werden. Prüfen Sie daher vor jedem Massenversand den Einwilligungsstatus der Liste.

Checkliste

• Ich bin bei İYS registriert; ich habe eine İYS-Nummer und einen Markencode.
• In Registrierungs-, Kassen- und Newsletter-Formularen ist die Einwilligung in Werbenachrichten ein gesondertes, nicht vorausgewähltes, freiwilliges Kästchen.
• Einwilligungen für E-Mail, SMS und Anruf werden getrennt eingeholt und gespeichert.
• Die Quelle der Einwilligungen ist erfasst und wird an İYS übertragen; im Übertragungsstatus steht kein „Fehler“ mehr.
• Kampagnennachrichten enthalten Firmenbezeichnung, MERSİS-Nummer (oder Vor- und Nachname mit Identitäts-/Steuernummer), Kontaktangabe und Widerspruchsmöglichkeit.
• SMS enthalten im Text die MERSİS-Nummer und einen Hinweis auf die Art der Nachricht.
• Widersprüche werden innerhalb von drei Werktagen umgesetzt und an İYS gemeldet.
• Bestell- und Versand-E-Mails enthalten keine Kampagneninhalte.
• Zustimmungs- und Widerspruchsnachweise bewahre ich drei Jahre auf.

Nächster Schritt

Den Unterschied zwischen Datenschutzhinweis und ausdrücklicher Einwilligung finden Sie im KVKK-Leitfaden, die übrigen Rechtsseiten Ihrer Website im Leitfaden zu den 12 Seiten.

Wenn Sie den Einwilligungsablauf mit SEPETYA ausprobieren möchten, legen Sie Ihr Konto an; mit einer Testkundin sehen Sie Registrierungsformular, Newsletter-Anmeldung und die Einwilligungsstatus auf der Kundenkarte.

Dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung.